Sắp xếp quy trình làm việc của barista trong quán cà phê của bạn - Lecafe

Sắp xếp quy trình làm việc của barista trong quán cà phê của bạn

Sắp xếp quy trình làm việc của barista trong quán cà phê của bạn

Sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu chính của mọi quán cà phê. Bằng cách cung cấp thức ăn và đồ uống chất lượng cao với dịch vụ thân thiện, hiệu quả, khách hàng của bạn sẽ hài lòng và có nhiều khả năng quay lại. Đây là một con đường tuyệt vời để thành công lâu dài.

Đương nhiên, một phần quan trọng của bất kỳ dịch vụ hiệu quả nào là quy trình làm việc. Trong lĩnh vực hiếu khách, từ này thường được sử dụng để mô tả quy trình phục vụ khách hàng của một nhóm. Nhưng làm cách nào để chia nhỏ quy trình làm việc trong quán cà phê? Có phải một nhân viên pha cà phê có thể pha cà phê espresso và đánh sữa nhanh như thế nào không? Chủ quán cà phê nên tìm kiếm điều gì và họ nên tìm cách thay đổi điều gì?

Để tìm hiểu sâu hơn về khái niệm quy trình làm việc của nhân viên pha chế và hiểu cách chúng ta có thể cải thiện nó, tôi đã nói chuyện với hai chủ quán cà phê. Đọc để tìm hiểu những gì họ nói với tôi.

Định nghĩa quy trình làm việc?

Google định nghĩa quy trình làm việc là “chuỗi các quy trình công nghiệp, hành chính hoặc các quy trình khác mà qua đó một phần công việc chuyển từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành”.

Trong một quán cà phê, trình tự này bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần thiết mà nhân viên pha chế cần hoàn thành trong suốt cả ngày. Quy trình làm việc tốt cân bằng ba lĩnh vực chính: tốc độ, hiệu quả và tính nhất quán.

Brice Young là chủ sở hữu của Precision Pours – Coffee and Bakes ở Louisville, Colorado. Anh ấy nói: “Quy trình làm việc trong quán cà phê có thể được thiết lập để phục vụ nhiều [khu vực], cho dù đó là quầy pha chế, quầy pha cà phê espresso hay thậm chí là tiệm bánh.”

Quyết định ghé thăm quán cà phê của khách hàng có thể là bốc đồng, vì vậy quy trình làm việc hiệu quả là rất quan trọng. Một trải nghiệm tồi về dịch vụ chậm hoặc không nhất quán có thể khiến họ không quay lại trong tương lai.

Shaun Aupiais là Huấn luyện viên trưởng và đồng sáng lập Học viện Red Band Barista ở Port Elizabeth, Nam Phi.

Ông giải thích: “Hiệu quả sẽ làm tăng năng suất, điều này sẽ tác động trực tiếp đến sức chứa của cửa hàng. “Bằng cách cải thiện điều này, bạn có thể có nhiều khách hàng hài lòng hơn và hy vọng tăng doanh thu của mình.

“Quy trình làm việc tốt là đôi bên cùng có lợi cho cả cửa hàng và khách hàng. Đào tạo nhân viên của bạn về tất cả các khía cạnh của công việc nhân viên pha chế có thể tăng thêm giá trị cho toàn bộ nhóm, nhưng quy trình làm việc mới là chìa khóa dẫn đến năng suất.”

Làm thế nào để quy trình làm việc hiệu quả mang lại lợi ích cho quán cà phê?

Ở cấp độ đơn giản nhất, quy trình làm việc tốt hơn dẫn đến dịch vụ tốt hơn, nhanh hơn, khiến cả nhân viên pha chế và khách hàng hài lòng hơn.

Tuy nhiên, với một hệ thống có cấu trúc hơn, bạn cũng ở vị trí tốt hơn để truyền đạt thông tin chính cho khách hàng của mình. Chẳng hạn, điều này có thể có nghĩa là cho họ biết họ sẽ phải đợi đồ uống trong bao lâu.

Quy trình làm việc tốt hơn cũng có thể định lượng được. Ví dụ: chủ quán cà phê có thể kiểm tra số lượng đồ uống được phục vụ mỗi giờ hàng ngày hoặc hàng tuần để theo dõi mối quan hệ giữa quy trình làm việc tốt và doanh số bán hàng.

Cuối cùng, hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quy trình làm việc có thể cải thiện kỹ năng tổng thể của nhân viên pha chế. Các tiêu chuẩn trung gian của Hiệp hội Cà phê Đặc sản (SCA) yêu cầu nhân viên pha chế phải thể hiện kiến ​​thức về quy trình tổ chức và hoạt động, hiểu cách cung cấp dịch vụ khách hàng tuyệt vời và nhận ra tầm quan trọng của việc vệ sinh thiết bị. Đây là tất cả các yếu tố chính cần xem xét trong quy trình làm việc của quán cà phê.

Brice giải thích: “Khả năng đa nhiệm và coi từng nhiệm vụ riêng lẻ là ví dụ riêng của nó có thể giúp một người hướng tới sự hoàn hảo trong hiệu suất. “Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể trở nên hoàn hảo, nhưng các bước chúng tôi thực hiện để tạo ra từng [nhiệm vụ] có thể đưa chúng tôi đến gần hơn với mục tiêu đó.”

Thực hiện các thay đổi đối với quy trình làm việc của quán cà phê của bạn có thể là một thay đổi lớn trong thời gian đầu, nhưng trong vòng một tuần, nhân viên pha chế của bạn sẽ có thể nắm bắt mọi thay đổi hoặc hệ thống mới, đặc biệt nếu chúng giúp mọi thứ hiệu quả hơn.

Shaun giải thích: “Các nhân viên pha cà phê cần hài lòng với cách bố trí quầy cà phê của họ. “Điều đó sẽ đảm bảo rằng họ cảm thấy thoải mái trong không gian mà họ làm việc. Đổi lại, sự thoải mái làm tăng năng suất và năng suất làm tăng sự tự tin.”

Đổi lại, điều này có nghĩa là khối lượng công việc bền vững hơn dành cho nhân viên pha chế, ít phải vội vã hơn và dành nhiều thời gian hơn để tương tác với khách hàng.

Làm thế nào để thực hiện đúng các biện pháp

Có một số thay đổi bạn có thể thực hiện để cải thiện quy trình làm việc của nhân viên pha chế, nhưng suy nghĩ về cách bố trí quán cà phê của bạn và cách khách hàng di chuyển là một khởi đầu tốt.

Hãy suy nghĩ về quá trình khách hàng bước vào, xếp hàng, đặt hàng, chờ đợi và rời đi. Bạn có thể định hình lại quy trình này để làm cho nó hiệu quả hơn không? Có thể không phải lúc nào cũng thực hiện được, nhưng những thay đổi nhỏ có thể giúp ích rất nhiều.

Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên pha chế hướng dẫn khách hàng trong không gian của bạn. Như Brice giải thích, những nhân viên pha cà phê có kinh nghiệm, tự tin sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc này.

Anh ấy nói: “Những nhân viên pha chế có nhiều kinh nghiệm nhất có thể thúc đẩy quán cà phê hoạt động hiệu quả hơn. “Các dấu hiệu rõ ràng bằng lời nói về nơi di chuyển, nơi đón và cách khởi hành đều quan trọng hơn bao giờ hết, đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch.”

Sau đó, hãy suy nghĩ về thiết lập và tổ chức. Đảm bảo rằng mọi thứ đã sẵn sàng trước khi quán cà phê mở cửa trong ngày. Trong các nhà hàng, quy trình này được gọi là “mise en place”, một thuật ngữ ẩm thực của Pháp dùng để mô tả việc chuẩn bị dụng cụ và nguyên liệu trước khi nấu.

Về cơ bản, quán cà phê của bạn càng được tổ chức tốt thì bạn càng có thể làm việc nhanh hơn.

Bên cạnh việc dành lượng thời gian phù hợp để thiết lập, bạn cũng nên xem xét các nhiệm vụ khác nhau mà bạn phải hoàn thành trong một ngày làm việc.

Các nhân viên pha chế phải cân bằng các công việc ngoài quầy bar (như rửa bát đĩa và dọn bàn) với những công việc tại quầy bar (pha chế đồ uống, nhận đơn đặt hàng và phục vụ khách hàng). Hãy đảm bảo rằng bạn cân bằng khối lượng công việc để không phải đối mặt với những chiếc bàn lộn xộn hoặc quầy tính tiền thiếu nhân lực.

Bạn cũng có thể sắp xếp thiết bị của mình phía sau quầy bar để giúp hướng dẫn khách hàng trong không gian của bạn. Brice nói: “Cách tốt nhất để tổ chức là theo cách phù hợp với dòng khách hàng. “Ví dụ: bạn có thể [tạo] tầm nhìn rõ ràng giữa việc đặt hàng, thanh toán và rời đi.”

Nhưng việc sắp xếp thiết bị một cách rõ ràng, hợp lý cũng mang lại lợi ích cho nhân viên pha chế. Shaun nói: “Nếu trạm phục vụ ở bên phải của quầy bar, thì bạn có thể sắp xếp từ trái sang phải: máy xay – hộp gõ – máy pha cà phê espresso – bình sữa.”

Khi bạn đã có thiết bị của mình, bạn cần đảm bảo rằng trách nhiệm được phân chia rõ ràng và công bằng giữa các vị trí khác nhau. Hãy sử dụng khung sau đây làm ví dụ:

  • Lời chào . Khách hàng nên được chào đón bởi ít nhất một nhân viên, chẳng hạn như người này có thể đang dọn dẹp quầy gia vị hoặc kéo chích.
  • Vị trí đăng ký . Khách hàng nên được chào đón lần thứ hai trước khi đơn đặt hàng của họ được thực hiện. Bất cứ ai ở quầy đăng ký cũng nên hỗ trợ kéo các cú đánh càng nhiều càng tốt. Đảm bảo rằng các đơn đặt hàng là chính xác, viết đơn đặt hàng trên cốc mang đi, hỏi xem khách hàng muốn uống sữa hay đường và hướng dẫn hàng đợi về phía cuối quầy bar là tất cả những điều khác cần xem xét ở vị trí này.
  • Vị trí bắn. Vị trí này chủ yếu tập trung vào việc xay, phân phối, xáo trộn và kéo các tách cà phê espresso. Các mũi tiêm phải luôn được đặt vào cốc dành cho vị trí lấy sữa. Vị trí này cũng có thể chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ phụ khi quán cà phê yên tĩnh hơn, chẳng hạn như dọn dẹp quầy bar hoặc đổ đầy phễu.
  • Vị trí vắt sữa . Đây là nơi hầu hết các tắc nghẽn xảy ra trong dây chuyền sản xuất vì nó đòi hỏi đa nhiệm nhất. Vị trí này là nơi bạn chuẩn bị các ca sữa, thường có nhiều loại sữa khác nhau và hấp theo yêu cầu của khách hàng. Đổ các mẫu nghệ thuật pha cà phê đơn giản hơn, như trái tim hoặc hoa tulip, có thể cải thiện quy trình làm việc tại trạm này.
  • Vị trí á quân . Vị trí này rất linh hoạt, nhưng chủ yếu nên tập trung vào việc sắp xếp đĩa, thìa và phục vụ đồ uống cho khách hàng. Giúp rót nghệ thuật pha cà phê, kiểm tra mẻ pha chế, dọn bàn, phục vụ thức ăn và bổ sung, tất cả sẽ giúp quy trình làm việc suôn sẻ hơn.
  • Phục vụ và tạm biệt. Quy trình làm việc kết thúc cho mỗi đơn đặt hàng khi khách hàng rời đi được xác nhận bằng một cụm từ chia tay, đưa quy trình trở nên hoàn chỉnh.

Cơ cấu này đương nhiên sẽ hoạt động tốt nhất khi có một nhân viên pha chế được chỉ định cho mỗi vị trí, nhưng điều đó không phải lúc nào cũng thực tế. Hãy suy nghĩ về cách phân chia khối lượng công việc này một cách hợp lý dựa trên số lượng người và bộ kỹ năng bạn có sẵn.

Ví dụ: một số nhân viên pha cà phê có thể tự tin hơn khi nói chuyện với khách hàng, trong khi những người khác có thể rót nghệ thuật pha cà phê nhất quán tốt hơn.

Các mẹo để cải thiện quy trình làm việc

Có vô số cách để cải thiện quy trình làm việc của nhân viên pha chế của bạn. Tuy nhiên, một trong những điều tốt nhất cần làm để bắt đầu là vạch ra dòng chảy của khách hàng, thực phẩm và đồ uống của bạn để xác định bất kỳ tắc nghẽn hoặc chồng chéo nào. Cắt giảm một trong hai lĩnh vực này sẽ giúp mọi thứ hiệu quả hơn.

Dọn bàn trước khi khách rời đi giúp bạn chuẩn bị khu vực trước khi khách mới đến, đồng thời mang đến cho bạn cơ hội bán thêm bằng cách hỏi xem họ có muốn đặt thêm món hay không. Bạn cũng có thể rửa bát đĩa nhanh hơn để đảm bảo có đủ cốc sạch cho nhân viên pha cà phê trên máy pha cà phê espresso.

Giữ tất cả các thiết bị và sản phẩm cần thiết trong tầm tay của nhân viên trên máy pha cà phê espresso để giảm thiểu chuyển động và mọi va chạm có thể xảy ra. Các dụng cụ trộn và phân phối phải luôn ở bên cạnh máy xay và nhân viên pha cà phê ở vị trí pha sữa phải có bình sạch, khăn lau và một tủ lạnh đầy ắp đồ ở gần đó.

Thiết kế quầy bar của bạn để bao gồm một thùng và bồn rửa gần máy pha cà phê espresso của bạn sẽ giảm bớt sự di chuyển và tiết kiệm các phiên quan trọng trong thời gian gấp rút.

Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng bạn đã có đầy đủ hàng tại thời điểm bạn mở. Giữ lượng hàng tồn kho cao suốt cả ngày (bao gồm tất cả các loại sữa, hạt cà phê, cốc, đồ gia vị, v.v.) cũng là điều bắt buộc để có quy trình làm việc hiệu quả.

Luôn có chỗ để cải thiện quy trình làm việc trong quán cà phê của bạn. Bằng cách quan sát hoạt động của nhân viên pha cà phê và tìm kiếm các nút thắt cổ chai hoặc vấn đề, bạn sẽ có thể xác định chính xác các khu vực cần giải quyết trước tiên.

Nhưng bất cứ khi nào bạn có bất kỳ cơ hội nào để làm việc, hãy đảm bảo rằng bạn cũng lắng nghe ý kiến ​​sâu sắc của nhân viên pha chế. Nếu họ không cảm thấy mình đang được lắng nghe hoặc không bị thuyết phục bởi một hệ thống mới, rất có thể nó sẽ không hoạt động.

Tuy nhiên, khi bạn thực hiện các thay đổi phù hợp, bạn có thể thấy kết quả gần như ngay lập tức. Bằng cách cải thiện quy trình làm việc, bạn có thể tăng tính nhất quán, chất lượng, hiệu quả, đồng nghĩa với việc các nhân viên pha chế vui vẻ hơn và khách hàng hài lòng hơn. Nó thực sự là đơn giản như vậy.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

🏤: 124A Ngô Quyền, phường Tân Lợi, Thành Phố Buôn Ma Thuột

☎: 0789. 818.828 (Mr Ân)

✉️: helena.jsc@gmail.com

🌎: helenacoffee.vn

0789818828
icons8-exercise-96 challenges-icon chat-active-icon
blank