Lập kế hoạch cho nhà rang xay của bạn

Lập kế hoạch cho nhà rang xay của bạn

Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi bạn bắt đầu hoặc mở rộng một xưởng rang cà phê: dự trữ loại cà phê nào, làm thế nào để thu hút khách hàng, định giá, tiếp thị, thuê nhân viên… và sau đó là xây dựng xưởng rang.

Một nhà rang xay được lên kế hoạch tốt có thể giúp bạn tối đa hóa các nguồn lực của mình, đảm bảo sử dụng hiệu quả không gian, thời gian và năng lượng của bạn. Mặt khác, một kế hoạch tồi có thể làm chậm quy trình làm việc của bạn, gây ra các vấn đề về sức khỏe và an toàn, đồng thời khiến bạn không có đủ không gian cho tất cả những thứ bạn cần. Nó có thể khiến bạn mất thời gian và tiền bạc.

Điều cuối cùng bạn muốn là quá tập trung vào việc khắc phục các vấn đề lập kế hoạch địa điểm mà bạn không thể dành thời gian và sự chú ý để cải thiện doanh số bán hàng, lấy mẫu cà phê và tinh chỉnh hồ sơ rang.

Để tìm hiểu thêm về quy hoạch địa điểm cho xưởng rang, tôi đã nói chuyện với Ryan Karatimus, Chủ tịch của Usonia Systems , nơi cung cấp lời khuyên chuyên môn và thiết bị chuyên dụng cho các nhà rang cà phê và quán cà phê trên khắp Bắc Mỹ, cũng như một số nhà rang xay mà ông làm việc cùng. Công ty của Ryan thường hỗ trợ các nhà rang xay lập kế hoạch và thiết lập các nhà rang xay của họ, nghĩa là anh ấy có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Đây là những gì tôi học được.

Đậu mới rang. Ảnh: Meklit Mersha

Mục tiêu của bạn

Bố cục trang web của bạn phải phản ánh các mục tiêu kinh doanh của bạn, cho dù đó là chất lượng, khối lượng, mở rộng hay bất kỳ mục tiêu nào khác. Biết mục tiêu, sứ mệnh và tài chính của công ty bạn trong ngắn hạn và dài hạn sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn và xây dựng trang web phù hợp.

Candice Madison là Giám đốc Rang tại The Crown: Royal Cupping Lab & Tasting Room . “Nếu bạn không biết và không thể truyền đạt tầm nhìn dự án của bạn một cách rõ ràng và dứt khoát, thì làm sao bạn có thể mong đợi những người bạn cần lãnh đạo hoặc các nhà đầu tư/cộng tác viên mà bạn cần giải đáp hiểu được mục tiêu cuối cùng và tại sao họ lại làm như vậy. thậm chí nên nhảy lên tàu của bạn? Cô ấy hỏi.

“Nơi dễ dàng nhất để bắt đầu lập kế hoạch tầm nhìn là quay trở lại các câu hỏi ‘W’ – ai, cái gì và tại sao,” cô ấy tiếp tục. “Ở đâu và như thế nào nên được trả lời sau khi bạn có thể trả lời chúng.”

Đây là những gì cô ấy gợi ý bạn bắt đầu với:

• Tại sao bạn bắt đầu một lò rang? Mục tiêu của bạn là gì: chất lượng, số lượng, cho phép doanh nghiệp bán lẻ hiện tại của bạn tiết kiệm tiền bằng cách cắt giảm chi phí?

• Khách hàng của bạn là ai ?
• Sản phẩm cuối cùng của bạn là gì ? Bắt đầu bằng cách tìm ra mục đích sử dụng của nó – bán lẻ, bán buôn, nhãn hiệu riêng, văn phòng, v.v. – và từ đó, tìm ra thứ bạn cần bán.

Chỉ khi tầm nhìn của bạn được phác thảo thì bạn mới có thể bắt đầu lập kế hoạch cho các khía cạnh thực tế hơn.

Một máy rang cà phê mới đã sẵn sàng để lắp đặt như một phần của việc trang bị cho một lò rang cà phê. Tín dụng: Hệ thống Usonia

Kiểm tra và lập kế hoạch

Bây giờ là lúc để xem xét các chi tiết tốt hơn. Tạo một danh sách kiểm tra mà bạn có thể sử dụng để chỉ đạo lập kế hoạch trang web của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể đánh dấu vào những điểm sau đây.

• Khối lượng rang

Ryan nói với tôi, “Điểm khởi đầu cần thiết [cho việc lập kế hoạch địa điểm] là biết khối lượng rang dự kiến ​​cũng như các dự đoán của bạn. Hầu hết các công ty rang đang phát triển sẽ có ý tưởng khá tốt về con số này. Đối với một công ty mới thành lập, điều này có thể phức tạp, nhưng thật tốt khi lạc quan một cách thực tế.”

Điều này sẽ quyết định tất cả các yếu tố khác: thiết bị, không gian, quy trình làm việc, v.v. Mặc dù có thể khó dự đoán điều này, nhưng nó cũng rất quan trọng đối với kế hoạch kinh doanh của bạn và bất kỳ giá thầu tài trợ nào. Nghiên cứu thị trường nên được đưa vào tính toán của bạn và bạn nên thực tế về khả năng của mình và xem xét mức độ rủi ro mà bạn sẵn sàng chấp nhận.

Hạt cà phê nguội sau khi rang. Tín dụng: Neil Soque

• Địa điểm 

Vị trí trang web của bạn sẽ phụ thuộc vào vô số thứ, bao gồm ngân sách, dự đoán kinh doanh, thương hiệu và các yêu cầu pháp lý của bạn. Ryan khuyên bạn nên bắt đầu bằng cách xem xét quy hoạch, mã địa phương và các hạn chế. Bạn có thể phải đăng ký thay đổi mục đích sử dụng của tòa nhà.

Tuy nhiên, đừng xem chính quyền địa phương chỉ là những người thực thi quan liêu. Ryan cho biết thêm: “Thông thường, phòng thương mại địa phương, ủy ban cải tiến kinh doanh hoặc các nhà lãnh đạo địa phương sẽ có một số ý tưởng tuyệt vời và đôi khi có thể trợ giúp về tín dụng thuế hoặc các khoản trợ cấp khác.”

Tùy thuộc vào quốc gia và tiểu bang mà bạn đang hoạt động, bạn sẽ phải tuân thủ các quy định khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bạn biết mọi thứ bạn cần làm. Candice nói, “Ai là những cơ quan cụ thể (và chi tiết liên lạc của họ) mà bạn sẽ cần phối hợp để xin [giấy phép xây dựng]? Xem xét kiểm tra sức khỏe và các yêu cầu của EPA và FDA. Địa điểm của bạn có đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng không khí của thành phố của bạn không (bạn sẽ cần lập ngân sách cho lò đốt sau hay bạn sẽ cần thay đổi hoàn toàn vị trí địa điểm của mình?).

“Nếu bạn đang cân nhắc việc rang cà phê hữu cơ và dán nhãn như vậy, cơ sở của bạn sẽ cần phải cập nhật mã để làm như vậy. Đưa vào hỗn hợp các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm mà nhà máy của bạn yêu cầu theo FSMA (Đạo luật Hiện đại hóa An toàn Thực phẩm). Bạn có một kế hoạch an toàn thực phẩm? Thế còn kế hoạch phân tích mối nguy và các điểm kiểm soát tới hạn (HACCP) thì sao?”

Việc tổ chức này đòi hỏi thời gian và có lẽ cũng là sự đầu tư vào thiết bị hoặc quy trình. Xây dựng điều này vào kế hoạch và ngân sách của bạn cho phù hợp.

Một lò rang được trang bị một phần. Tín dụng: Hệ thống Usonia

• Kích thước & Không gian

Bạn không muốn dồn hết nỗ lực vào việc xây dựng một xưởng rang chỉ để phát triển nhanh hơn trong vòng vài năm. Ryan khuyên bạn nên xem xét dự báo tăng trưởng của mình khi chọn một địa điểm. Bạn có cần di chuyển địa điểm nếu bạn tăng gấp đôi hoặc gấp ba khối lượng sản xuất của mình không – hay thay vào đó bạn có không gian cho nhiều nhà rang xay hơn? Ngoài ra, bạn có bao giờ dự định mở một cửa hàng bán lẻ không, và nếu có, bạn có muốn nó ở cùng một địa điểm không?

Candice nói, “Liệu kho chứa cà phê xanh của bạn có ở ngay trong khuôn viên không? Nếu vậy, bạn sẽ cần bao nhiêu dung lượng lưu trữ (hãy nghĩ đến kế hoạch trong tương lai!)? Bạn có cần tách biệt kho này với các hàng hóa khác không?

“Hãy nghĩ xem bạn sẽ thao tác với túi thủ công hay tự động, tức là silo hoặc giá đỡ. Nếu sử dụng máy móc, chẳng hạn như xe nâng hoặc hệ thống xử lý cà phê nhân hoặc cà phê rang tự động (được đảm bảo khá nhiều), bạn đã xem xét chiều cao trần, độ bền của sàn (và tường và trần) chưa (xét cho cùng, đây là máy móc hạng nặng mà chúng ta đang nói đến) ?”

Bạn cũng cần không gian để kiểm soát chất lượng. Candice nói: “Nếu bạn đang rang, có lẽ bạn nên thử nếm và có thể kiểm tra các chỉ số cà phê nhân của các lô hàng đã nhận, và bạn sẽ cần không gian và thiết bị để làm việc đó.”

Bàn giác hơi và các loại thiết bị của bạn sẽ đi đâu? Còn bộ dụng cụ lấy mẫu và xét nghiệm đậu xanh của bạn thì sao?

Các tiện ích (thêm về điều đó sẽ đến) sẽ xác định vị trí của máy rang cà phê của bạn, nhưng bạn cũng nên chú ý đến quy trình làm việc trong xưởng rang cà phê. Vẽ con đường mà cà phê của bạn sẽ đi. Hãy suy nghĩ về nơi mà nhân viên của bạn cần phải đi và từ đâu. Không gian sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của họ hay buộc họ phải né tránh nhau trong không gian chật chội khi có một góc trống nhỏ không thực sự được sử dụng?

Candice nói: “Bạn cũng sẽ cần phải suy nghĩ về các kênh phân phối, khả năng tiếp cận dễ dàng và sự an toàn của vị trí địa điểm cho nhân viên cũng như khách hàng. “Còn lưu lượng giao thông thì sao; nó sẽ dễ dàng điều hướng các lô hàng trong và ngoài nước? Bãi đậu xe và khoang xe cũng nên được xem xét cho cả khách hàng và nhân viên.”

• Tiện ích

Các tiện ích thường không được xem xét đủ sớm trong quá trình lập kế hoạch. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch tiện ích kém sẽ ảnh hưởng đến chi phí lắp đặt và hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp bạn. Ryan cho biết: “Việc vận hành hàng trăm mét đường ống dẫn khí rất tốn kém và có thể ảnh hưởng đến hiệu suất máy rang của bạn.

“Máy rang của bạn sẽ thải khí ở đâu?” anh ấy hỏi. “Không phải máy rang nào cũng có thể hút hết tường, hoặc có thể không lên thẳng được do gặp chướng ngại vật. Bất cứ khi nào bạn tăng thời gian thông hơi, bạn sẽ tăng chi phí và giảm hiệu quả của máy rang cà phê của mình.”

Đảm bảo bao gồm cài đặt trong ngân sách của bạn. Ryan cảnh báo: “Hãy nhớ rằng, bạn có thể cần một kiến ​​trúc sư, kỹ sư (thiết bị rang rất nặng và một số tòa nhà đã cũ và có thể cần được trang bị thêm), một nhà thiết kế nội thất và thợ lắp đặt các tiện ích. Một điều mà chúng ta thường thấy bị lãng quên trong quá trình lập kế hoạch là lập kế hoạch lắp đặt và các chi phí liên quan của thiết bị, bao gồm cả vận chuyển hàng hóa.”

Một máy chiết rót chính xác SOVDA được lắp đặt trong một xưởng rang được trang bị một phần. Tín dụng: Hệ thống Usonia

• Thiết bị

Patrick Maloney, Chủ sở hữu và Chủ tịch của Blue Fire Coffee Roasters, Inc. , cho biết: “Điều quan trọng nhất mà một chủ sở hữu tương lai sẽ làm khi thiết lập một nhà rang xay là lựa chọn máy rang cà phê.”

Anh ấy nói rằng việc đưa ra quyết định dựa trên giá cả có thể rất hấp dẫn, nhưng “theo kinh nghiệm của anh ấy, [điều này] luôn tỏ ra thiển cận”. Thay vào đó, anh ấy khuyên bạn nên hỏi “1. Khách hàng của tôi là ai/tôi sẽ bán thương hiệu của mình cho ai? và 2. máy rang và thiết lập tốt nhất sẽ mang lại kết quả này là gì?”

Ryan đề nghị suy nghĩ về tương lai. “Bạn có một nhà rang xay nhỏ để phát triển nhanh hơn, hay một nhà rang xay lớn để phát triển?” anh ấy hỏi.

Tuy nhiên, máy rang cà phê không phải là thiết bị duy nhất bạn cần xem xét. Bạn sẽ cần một đốt sau? Thế còn thiết bị hủy diệt hoặc tải thì sao? Và bạn đã nghĩ về thiết bị đóng gói chưa? Bạn có cần bàn trộn, máy xay, máy đóng gói phân đoạn và máy định lượng không?

Candice cho biết thêm rằng bạn cũng có thể cần đầu tư vào thiết bị dựa trên các yêu cầu về sức khỏe và an toàn, cả về chất lượng không khí và tiếng ồn.

Một máy rang cà phê đã sẵn sàng để lắp đặt. Tín dụng: Hệ thống Usonia

Sử dụng tất cả sự trợ giúp của bạn

Bắt đầu một trang trại rang xay không phải là dễ dàng. Bạn có thể sẽ cần sự tham gia của nhiều chuyên gia, từ nhà thiết kế nội thất đến kiến ​​trúc sư. Chỉ thiếu một bước trong quy trình có thể dẫn đến chi phí phát sinh và lãng phí thời gian. Cho dù bạn đang tự mình thực hiện hay sử dụng một công ty như Usonia Systems để giúp bạn xây dựng xưởng rang cà phê của mình, hãy dành thời gian để nói chuyện với các chuyên gia. Từ chuyên gia tư vấn cà phê đến cố vấn chính quyền địa phương và các nhà rang xay có kinh nghiệm, những người có thể tư vấn về tăng trưởng kinh doanh, sự giúp đỡ của họ sẽ hướng dẫn bạn đi đúng hướng.

Mọi thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ:

🏤: 124A Ngô Quyền, phường Tân Lợi, Thành Phố Buôn Ma Thuột

☎: 0789. 818.828 (Mr Ân)

✉️: helena.jsc@gmail.com

🌎: helenacoffee.vn